دليل المراجع

إجراء المراجعات والتفتيش على الجمعيات

نظرة عامة على دور المراجع

المراجع هو المسؤول عن إجراء المراجعات والتفتيش على الجمعيات للتأكد من الامتثال للمعايير واللوائح. يقوم بفحص الوثائق، تقييم الأداء، وإعداد التقارير المفصلة.

المهام الرئيسية:

  • • إجراء المراجعات المجدولة والخاصة
  • • فحص الوثائق والسجلات المالية
  • • تقييم الامتثال للمعايير واللوائح
  • • إعداد تقارير المراجعة المفصلة
  • • تقديم التوصيات للتحسين

المسؤولية:

ضمان سلامة وشفافية عمل الجمعيات من خلال المراجعات الدورية والتقارير الموضوعية.

لوحة تحكم المراجع

المراجعات الحالية

  • مراجعات نشطة: 3
  • مراجعات مكتملة: 12
  • مراجعات معلقة: 2

المهام المعلقة

مراجعات مطلوبة 5
تقارير مستحقة 3
متابعة التحسينات 7

إدارة المراجعات

عملية المراجعة

خطوات إجراء المراجعة:

  1. استلام طلب المراجعة من الموظف أو مسؤول المنطقة
  2. مراجعة المتطلبات والمعايير المطلوبة
  3. زيارة الجمعية وفحص الوثائق والسجلات
  4. إجراء المقابلات مع الأعضاء والإدارة
  5. تقييم الامتثال والأداء العام
  6. إعداد التقرير المفصل مع التوصيات
  7. متابعة تنفيذ التحسينات المقترحة

أنواع المراجعات

مراجعة دورية

مراجعة مجدولة منتظمة للتأكد من الامتثال

  • • مراجعة شهرية أو ربع سنوية
  • • تقييم الأداء العام
  • • التأكد من الوثائق والسجلات
مراجعة خاصة

مراجعة بناء على شكوى أو مشكلة محددة

  • • التحقيق في شكاوى محددة
  • • فحص قضايا مالية أو إدارية
  • • تقييم مخاطر محددة

إعداد التقارير

مكونات التقرير

المعلومات الأساسية

بيانات الجمعية والمراجعة

  • • اسم الجمعية ورقم التسجيل
  • • تاريخ ونوع المراجعة
  • • اسم المراجع وتاريخ التقرير
النتائج والتوصيات

تقييم الأداء والتحسينات

  • • نقاط القوة والضعف
  • • التوصيات للتحسين
  • • الخطة الزمنية للتنفيذ

كيفية إعداد التقرير:

  • • جمع وتحليل جميع البيانات والوثائق
  • • كتابة الملاحظات الموضوعية والحقائق
  • • تقديم التوصيات العملية والواقعية
  • • إرسال التقرير للموظف المختص ومسؤول المنطقة

إدارة الرفوع والوثائق

متطلبات المراجعة

الوثائق المطلوبة من الجمعيات:

  • • السجلات المالية: الحسابات والإيصالات والفواتير
  • • الوثائق الإدارية: محاضر الاجتماعات والقرارات
  • • التقارير الدورية: النشاط الشهري والسنوي
  • • الوثائق القانونية: التراخيص والعقود
  • • صور فوتوغرافية: للأنشطة والمرافق

إدارة الرفوع

مراجعة الوثائق
  1. 1. الوصول إلى صفحة المراجعة
  2. 2. مراجعة قائمة المتطلبات
  3. 3. فحص الوثائق المرفوعة
  4. 4. طلب وثائق إضافية إذا لزم الأمر
  5. 5. تأكيد اكتمال المتطلبات
تحميل الوثائق
  1. 1. النقر على رابط التحميل
  2. 2. اختيار مجلد الحفظ
  3. 3. فحص سلامة الملف
  4. 4. حفظ النسخة الأصلية
  5. 5. توثيق عملية التحميل

الإشعارات والتواصل

إدارة الإشعارات

أنواع الإشعارات التي يتلقاها المراجع:

  • إشعارات المراجعات: طلبات إجراء مراجعات جديدة
  • إشعارات التقارير: تذكيرات بإعداد التقارير المستحقة
  • إشعارات المتابعة: تذكيرات بمتابعة التحسينات
  • إشعارات النظام: تحديثات وتنبيهات مهمة

التواصل مع الأطراف

مع الجمعيات

التواصل مع ممثلي الجمعيات

  • • طلب الوثائق والمعلومات
  • • جدولة المواعيد والزيارات
  • • مناقشة النتائج والتوصيات
مع الموظفين

التواصل مع الموظفين المختصين

  • • إرسال التقارير والنتائج
  • • مناقشة المتطلبات الإضافية
  • • متابعة الإجراءات التصحيحية