دليل الجمعية - نظام مدار

نظرة عامة على دور العضو

عضو الجمعية هو الوحدة الأساسية في النظام. يمكن للأعضاء المشاركة في الأنشطة، التصويت في الانتخابات، حضور الاجتماعات، والحصول على الخدمات المقدمة من الجمعية.

الحقوق والواجبات:

• المشاركة في الانتخابات والتصويت
• حضور الاجتماعات العامة
• الالتزام بنظام الجمعية واللوائح
• دفع الاشتراكات والمساهمات المطلوبة
• الحصول على الخدمات والدعم من الجمعية

أهمية المشاركة:

المشاركة الفعالة في أنشطة الجمعية تضمن تطويرها وتحقيق أهدافها، وتساعد في بناء مجتمع زراعي قوي ومتماسك.

لوحة التحكم

معلومات الجمعية

اسم الجمعية: [اسم الجمعية]
رقم التسجيل: [رقم التسجيل]
عدد أعضاء مجلس الإدارة: [العدد]
إجمالي الاجتماعات: [العدد]

الأنشطة الحالية

الاجتماعات القادمة نشط

المراجعات النشطة نشط

الانتخابات الجارية متاح

الميزات المتاحة في لوحة التحكم:

أعضاء مجلس الإدارة

عرض قائمة أعضاء مجلس الإدارة الحاليين

إدارة الانتخابات

إنشاء وإدارة انتخابات أعضاء مجلس الإدارة

الاجتماعات

عرض الاجتماعات السابقة والقادمة

المراجعات

متابعة المراجعات والتفتيش النشطة

الإشعارات

عرض الإشعارات والتنبيهات المرسلة

الإعدادات

إدارة إعدادات الجمعية والملف الشخصي

أعضاء مجلس الإدارة

عرض أعضاء مجلس الإدارة

يمكن للجمعية عرض قائمة بجميع أعضاء مجلس الإدارة الحاليين:

• المعلومات الشخصية: الاسم، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني
• تواريخ التعيين: تاريخ التعيين وتاريخ انتهاء المدة
• المناصب: المناصب المختلفة في مجلس الإدارة
• حالة العضوية: نشط أو منتهية المدة

ملاحظة مهمة:

إدارة أعضاء مجلس الإدارة تتم من قبل إدارة المنطقة. الجمعية يمكنها فقط عرض القائمة الحالية للأعضاء.

إدارة المساهمين

إضافة مساهم جديد

يمكن للجمعية إضافة مساهمين جدد إلى قاعدة البيانات:

• الاسم الكامل: اسم المساهم باللغة العربية
• البريد الإلكتروني: عنوان بريد إلكتروني فريد
• رقم الهاتف: رقم الهاتف المحمول
• رقم الهوية: رقم الهوية الوطنية (فريد)
• تاريخ الميلاد: التاريخ الميلادي والإسلامي (اختياري)

إدارة المساهمين الموجودين

عرض المساهمين

• قائمة بجميع المساهمين في الجمعية
• البحث والتصفية حسب الاسم أو البريد الإلكتروني
• عرض التفاصيل الكاملة لكل مساهم
• إحصائيات المساهمين والمشاركة

تعديل البيانات

• تحديث معلومات الاتصال
• تعديل تاريخ الميلاد
• تصحيح الأخطاء في البيانات
• إدارة حالة المساهم

تصدير بيانات المساهمين

تصدير PDF

إنشاء تقرير شامل بصيغة PDF يحتوي على جميع بيانات المساهمين

تصدير Excel

تصدير البيانات بصيغة Excel للمعالجة والتحليل

أهمية إدارة المساهمين

إدارة المساهمين بشكل صحيح تضمن:

• التواصل الفعال: إرسال الدعوات والإشعارات للمساهمين
• المشاركة في الانتخابات: ضمان مشاركة جميع المساهمين المؤهلين
• حضور الاجتماعات: إدارة قوائم الحضور والتوقيعات الإلكترونية
• الامتثال القانوني: الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة
• إدارة الصلاحيات: تحديد من يمكنه التصويت والمشاركة

ملاحظات مهمة:

• كل مساهم يجب أن يكون مرتبطاً بالجمعية
• البريد الإلكتروني ورقم الهوية يجب أن يكونا فريدين في النظام
• المساهمون يمكنهم تلقي الدعوات والتصويت في الانتخابات
• البيانات المحدثة تُستخدم في التقارير والإحصائيات
• يمكن حذف المساهمين غير النشطين (مع الحذر)

إدارة الانتخابات

إنشاء انتخابات جديدة

يمكن للجمعية إنشاء انتخابات لاختيار أعضاء مجلس الإدارة:

• تحديد العنوان والوصف: وصف الانتخابات وأهدافها
• تحديد حجم المجلس: عدد الأعضاء المراد انتخابهم
• تحديد تواريخ البدء والانتهاء: فترة التصويت
• اختيار المرشحين: جميع الأعضاء المسجلين في الجمعية

مراحل الانتخابات

الإعداد والإنشاء

إنشاء الانتخابات وتحديد المرشحين

التصويت

الأعضاء يصوتون عبر الروابط المرسلة

إحصاء النتائج

حساب الأصوات وتحديد الفائزين

الاعتماد النهائي

اعتماد النتائج من قبل الجهات المختصة

إدارة الانتخابات السابقة

يمكن للجمعية عرض جميع الانتخابات السابقة والحالية:

• تتبع حالة الانتخابات: نشطة، منتهية، ملغاة
• عرض النتائج: الأعضاء الفائزون وعدد الأصوات
• إحصائيات المشاركة: عدد المصوتين والنسبة المئوية
• تفاصيل التصويت: من صوت لمن (للمراجعة فقط)

قيود مهمة:

• لا يمكن إنشاء انتخابات جديدة إذا كانت هناك انتخابات نشطة
• جميع الأعضاء المسجلين يصبحون مرشحين تلقائياً
• التصويت يتم عبر روابط آمنة مرسلة للأعضاء
• النتائج تحتاج لاعتماد من إدارة المنطقة

إدارة محاضر الاجتماعات

إنشاء محضر اجتماع جديد

يمكن للجمعية إنشاء محاضر للاجتماعات المنعقدة:

• رقم الاجتماع: رقم تسلسلي فريد للاجتماع
• تاريخ الاجتماع: تاريخ انعقاد الاجتماع
• محتوى المحضر: تفاصيل وقائع الاجتماع والقرارات
• قائمة الحضور: أسماء الأعضاء المشاركين
• رفع ملف PDF: إمكانية رفع ملف المحضر الممسوح ضوئياً

عملية إنشاء المحضر

1

إدخال البيانات الأساسية

رقم الاجتماع، التاريخ، والمحتوى

2

تحديد المشاركين

اختيار الأعضاء الذين حضروا الاجتماع

3

رفع الملف (اختياري)

إمكانية رفع ملف PDF للمحضر

4

إرسال للتوقيع

إرسال روابط التوقيع الإلكتروني للمشاركين

الاجتماعات المتاحة للعرض

الاجتماعات السابقة

عرض محاضر الاجتماعات المنعقدة

الاجتماعات القادمة

معاينة الاجتماعات المجدولة

التوقيعات الإلكترونية

متابعة حالة توقيع المحاضر

محتوى المحاضر المتاحة

يمكن للجمعية عرض التفاصيل التالية لكل اجتماع:

تاريخ ووقت الاجتماع: موعد انعقاد الاجتماع
نوع الاجتماع: عادي، طارئ، انتخابي
المحضرون والمشاركون: قائمة الحضور
جدول الأعمال: النقاط المطروحة للنقاش
القرارات المتخذة: القرارات والتوصيات
حالة التوقيعات: من وقع ومن لم يوقع بعد

التوقيعات الإلكترونية

كيفية التوقيع

• تلقي رابط التوقيع عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل
• التحقق من الهوية عبر رمز OTP
• قراءة المحضر والموافقة عليه
• توقيع إلكتروني آمن ومشفر

متابعة التوقيعات

• عرض حالة توقيع كل عضو
• إشعارات عند توقيع الأعضاء
• إمكانية إرسال تذكيرات
• حفظ السجل الإلكتروني الكامل

ملاحظة مهمة:

إنشاء وإدارة الاجتماعات تتم من قبل إدارة المنطقة. الجمعية يمكنها فقط عرض المحاضر والتوقيع عليها إلكترونياً.

المراجعات والتفتيش

المراجعات النشطة

يمكن للجمعية عرض المراجعات النشطة الحالية:

• معلومات المراجع: اسم المراجع وتفاصيل الاتصال
• تاريخ ووقت الزيارة: موعد المراجعة المجدول
• المتطلبات المطلوبة: قائمة الوثائق والملفات المطلوبة
• حالة المتطلبات: ما تم رفعه وما لم يتم بعد
• الملاحظات والتعليقات: تعليقات المراجع

رفع المستندات المطلوبة

أنواع الملفات المقبولة

• وثائق PDF و Word
• صور JPG, PNG
• جداول Excel
• روابط للملفات عبر الإنترنت

كيفية الرفع

• اختيار المتطلب المطلوب
• رفع الملف أو إدخال الرابط
• إضافة وصف للملف
• تأكيد الرفع بنجاح

أهمية التعاون مع المراجعين

التعاون الفعال مع المراجعين يساعد في:

• ضمان الامتثال: التأكد من اتباع القوانين واللوائح
• تحسين الأداء: تحديد نقاط القوة والتحسين
• بناء الثقة: تعزيز الشفافية والمساءلة
• تجنب المخاطر: منع المشاكل قبل حدوثها
• الحصول على الدعم: الاستفادة من الخبرات والنصائح

نصائح للتحضير:

• جمع جميع الوثائق المطلوبة مسبقاً
• التأكد من صحة ودقة البيانات
• توفير بيئة مناسبة للمراجعة
• تخصيص شخص مسؤول للتواصل
• متابعة المتطلبات بانتظام

الإشعارات والتنبيهات

أنواع الإشعارات المستلمة

التنبيهات العامة

الأخبار والتحديثات المهمة من الإدارة

دعوات الاجتماعات

إشعارات بمواعيد وأماكن الاجتماعات

إشعارات الانتخابات

بدء التصويت وروابط الانتخابات

إشعارات المراجعات

مواعيد المراجعات والتفتيش

كيفية تلقي الإشعارات

الإشعارات تُرسل عبر القنوات التالية:

البريد الإلكتروني: إشعارات مفصلة مع روابط مباشرة
الرسائل النصية: إشعارات سريعة للأحداث العاجلة
لوحة التحكم: عرض جميع الإشعارات في مركز الإشعارات
تطبيقات المراسلة: WhatsApp للإشعارات المهمة

إدارة الإشعارات

في لوحة التحكم

• عرض قائمة بجميع الإشعارات
• ترتيب حسب التاريخ
• البحث في الإشعارات
• وضع علامة كمقروء

تفاصيل الإشعار

• قراءة المحتوى الكامل
• عرض المرفقات والروابط
• معلومات المرسل
• تاريخ الإرسال

أهمية متابعة الإشعارات:

• البقاء على اطلاع بجميع الأنشطة والفعاليات
• المشاركة في الاجتماعات والانتخابات في وقتها
• الاستعداد للمراجعات والتفتيش
• تلقي التحديثات المهمة والتغييرات
• الحفاظ على التواصل الفعال مع الإدارة

إعدادات الجمعية والملف الشخصي

إعدادات الجمعية

يمكن للجمعية تحديث المعلومات التالية:

• الشعار: تحديث شعار الجمعية (PNG, JPG, GIF حتى 2 ميجابايت)

معلومات للقراءة فقط:

البيانات التالية تُعرض للمراجعة فقط ولا يمكن تعديلها من قبل الجمعية:

• اسم الجمعية ورقم التسجيل
• معلومات الاتصال (البريد الإلكتروني ورقم الهاتف)
• بيانات المدير التنفيذي
• تواريخ المجلس (التعيين والانتهاء)
• المنطقة التابعة لها الجمعية

إدارة الملف الشخصي

يمكن لمستخدمي الجمعية تحديث بياناتهم الشخصية:

• المعلومات الأساسية: الاسم والبريد الإلكتروني
• رقم الهاتف: مطلوب لتلقي رموز التحقق عبر WhatsApp أو الرسائل النصية
• تاريخ الميلاد: بالتقويم الميلادي والإسلامي (للأعضاء)

أهمية البيانات المحدثة

الشعار المحدث

يعكس هوية الجمعية في جميع الوثائق والتقارير

البيانات الشخصية

ضمان وصول الإشعارات والدعوات للأعضاء

ملاحظة مهمة:

معظم بيانات الجمعية الأساسية تُدار من قبل إدارة المنطقة. الجمعية يمكنها فقط تحديث شعارها والملفات الشخصية للمستخدمين.